ビジネス文書のマナーと文例
ビジネスの世界では様々なコミュニケーション手段が用いられていますが、その基本となるのは文書です。ビジネス文書には正確さと簡潔さが要求されます。当サイトでは、社外文書と社内文書の実例文を紹介していきます。
文書を作成するときのポイント(一件一葉が原則)
ビジネス文書では、一枚の紙に1つの用件を書くのが原則です。何の用件かひと目でわかるように、文書には必ず件名という見出しをつけます。
５W２Hを明確に
ビジネス文書には、５W２Hといわれる基本要素があり、これらが明確に書かれていないと、内容が的確に伝わりません。
Ｗｈｅｎ（いつ） 会議・納品・締め切りなどの日時、文書・決裁の処理日
Ｗｈｅｒｅ（どこで） 所在地・会議の開催場所・書類提出先など
Ｗｈｏ（だれが） 発信者・受信者の名前や立場、用件に関わる人の名前や立場
Ｗｈｙ（なぜ） 文書を作成した理由
Ｗｈａｔ（なにを） 文書の趣旨・骨子、会議の内容や納品する品物の品目など
Ｈｏｗ（どのように） 文書の主要目的を達成する手段・方法・プロセスなど
Ｈｏｗ ｍｕｃｈ／ｍａｎｙ／ｌｏｎｇ（どのくらい）価格、経費、個数、分量、日数、時間など
用件は簡潔に
ビジネス文書は、伝えるべき内容を整理して簡潔に書かなければなりません。理由や過程をだらだら書かずに、まず結論から述べるようにしましょう。あいまいな表現や重複した言い方は避けて、余分な装飾語は一切省きます。また、文章は短く、大事なポイントは箇条書きにして、伝達することを不足のないように効率よく書きましょう。
ビジネス文書の組み立てと構成
書式に従って書く
ビジネス文書には、一定の様式があります。それに従って書くと文書が簡単に作成でき、また記録漏れを防ぐこともできます。書式が整っていることが相手への敬意の表れといえます。
文書番号
会社の文書を管理するために、部課ごとに発信符号を決めて、文書を発信した順に通し番号を打ちます。重要度の低い文書には番号をつけなくていいでしょう。
発信年月日
文書を発信した日付を記載します。これは後日、取引などの重要な証拠になる場合もあるので、必ず年号から書きましょう。
受信者
文書の受信者の会社名、肩書、名前を書きます。株式会社を（株）と略したり、「澤田」を「沢田」としたりするのは失礼なので、必ず正式名で書きましょう。
名前に付ける敬称は、個人あてなら「様」か「殿」、「先生」、会社や学校などの団体あてには「御中」とします。同一の文書を多人数に配布するときは「各位」とします。
発信者
文書の発信者の会社名、肩書、名前を書きます。社内文書の場合は会社名を書かなくてもかまいません。また、必要に応じて社印を押すこともあります。
件名
用件がひと目でわかるように「−の件」「−について」というふうに、文書に題をつけます。（案内）（回答）（依頼）というふうに文書の種類をかっこ書きする場合もあります。
頭語
ビジネス文書では主に「拝啓」や「謹啓」を使います。前文を省くときは「前略」、返信の場合は「拝復」とします。
あいさつ
時候のあいさつから始まって相手の機嫌をうかがい、相手への謝辞などを述べます。
本文
「さて」「ところで」「ついては」などに続いて、用件に入ります。最初に結論を述べ、内容が複雑になるときは箇条書きにします。
末文
「まずは」「とりあえず」「なにぶん」につなげて、「ご回答まで」「お引き立てをお願い申しあげます」といったあいさつでしめます。
結語
頭語と対になることばで終わります。拝啓／謹啓／拝復は「敬具」、前略は「草々」
記
日時や場所、議題、品名、金額、数量など書くと紛れてしまいそうなものは別途、箇条書きにします。
添付物
文書に同封した資料など添付物一覧を、別途に記載します。
副文
本文に書かなかったことを追伸文として付け加えます。ただし、社外文書や目上に送る場合では失礼なので書きません。
「社外文書の基本書式」
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「社内文書の基本書式」
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３．＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
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