「辞退状」についてのポイント
1. 返信の形式にする
相手のどの手紙に対する回答かわかるように件名を明記し、拝復から始めて返信の書式に従って書きます。
2. 辞退の理由を明示する
依頼に応じられないという意思と理由を、相手が納得できるように、また誤解を与えないように明示する必要があります。もし譲歩できる条件や代替案があれば、責任を持って具体的に提示しましょう。
3. 謝意を示す
新規取引の依頼や見積り依頼に対する辞退状は、たとえ先方と条件が合わないにせよ、申し込んできたお客であることを念頭におき、感謝の意をこめて丁重に返事を書くことが大切です。
よく使ういい回し
「残念ながら貴意にお応えしかねる次第で」
「次の機会のお引き立てを懇願申しあげて」
「新規取引依頼の辞退」
新規お取引について（回答）
拝復
時下ますますご盛栄のこととお喜び申しあげます。
さて、去るＯ月Ｏ日付貴書にて賜りました新規取引
ご希望の件、まことにありがたく存じます。
せっかくのご厚意に対して、非常に申し訳ないのです
が、弊社では同業各社との協定上、御地には新しく取引
先を作れないことになっております。
つきましては、まことにありがたいお申し入れでは
ございますが、事情をご了承のうえ、このたびはご容赦
くださるよう書中をもってお願い申し上げます。
まずはお詫びかたがたご返事申しあげます。
敬具
「商品注文の辞退」
ＯＯＯＯＯご注文ご辞退について
拝復
貴店ますますご清栄のこととお喜び申しあげます。
平素は格別のお引立てを賜り、厚くお礼申しあげます。
さて、Ｏ月Ｏ日付貴信にて標記商品のご注文にあずかり、
まことにありがとうございました。早速ご手配申しあげる
べきところですが、今回ご注文のＯＯＯＯＯは売れ行きが
たいへんよく、在庫が底をついてご用命にお応えできない
ような現状です。したがいまして、今回はご注文を辞退
させていただきたく、なにとぞあしからずご了承ください
ますようお願い申しあげます。
なお、同じデザインの商品のＯＯ色でしたら在庫も十分に
ございますので、ご要望にはいつでもお応えできるかと
存じます。
まずはお詫びかたがたご返事まで。
敬具
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